Una torre de Babel
Comunicación presencial y en línea
Obstáculos en la revisión de ingeniería (peer-review) de
un proyecto
Reflexiones desde la experiencia
A manera de breve introducción, soy ingeniero civil, con 44 años de experiencia en el manejo de proyectos de construcción en América (Colombia, República Dominicana, Estados Unidos y Cuba),
Europa (Rumania) y Asia (Indonesia, Camboya y Vietnam).
Cuando comencé a escribir este ensayo por entregas, lo hice con el propósito de que me sirviera de guía para una conferencia en la que pudiera compartir mi experiencia con una audiencia, tal vez de profesionales jóvenes y estudiantes, alguien me advirtió, hoy no hay audiencia para conferencias
presenciales, tendrás que preparar algo “on-line”.
Entiendo que la comunicación “no presencial” ha existido y ha sido efectiva desde la más remota antigüedad, basta con remontarnos a los dibujos en las cuevas o en las rocas que han perdurado en el tiempo, o a los grabados tallados en las edificaciones monumentales del pasado o en las humildes
piedras que marcaban los caminos, señales y avisos de trafico de otras épocas; por supuesto están los libros, las cartas, los mapas, las pinturas, la música grabada, las fotografías, el cine, el teléfono, la televisión, y toda la comunicación basada en los computadores y el internet, incluyendo aplicaciones ahora esenciales como los mapas satelitales, los posicionadores satelitales (GPS), las videocomunicaciones, etc .
En todos estos casos, el mensaje que se transmite es captado por el receptor gracias a que este le presta toda la atención al mensaje. El receptor, absorto, en ocasiones se olvida de la realidad que lo rodea.
Hoy, en la conversación entre personas, sea presencial o en línea, es relativamente frecuente la interrupción de la atención por cuenta de eventos externos. En ausencia del contacto “personal” y la necesaria presencia de equipos auxiliares, en las conversaciones, reuniones o conferencias “on-line” esa interrupción de la atención es aún mayor.
En los dos casos, la “desatención” se magnifica cuando la conversación es “despersonalizada”; cuando a pesar de la presencia del otro, su “rostro” no inspira ningún sentimiento, cuando no hay ‘empatía”. En las comunicaciones “on-line” esta circunstancia es más frecuente y más marcada, pues en ocasiones no ha habido ningún contacto “personal” previo entre las partes.
Yo creo que con la empatía sucede algo curioso, una vez se construye, perdura. Y en las comunicaciones, cuando hay empatía entre los interlocutores, se siente intensamente la presencia de las “personas”, aunque la comunicación sea a distancia. Creo que hay otro efecto producido por la
empatía, y es el respeto genuino por el otro; como consecuencia, se le presta mucha más atención al interlocutor, haciendo más efectiva la comunicación.
Al contrario de la tendencia a pensar que las comunicaciones presenciales y en línea son excluyentes, yo afirmaría que son cada vez más complementarias y que, la condición optima requiere de las dos en un balance particular para cada caso específico; balance que está más ligado al sentido común que a una
previsión detallada.
Me gustaría ilustrar esta aseveración con mi experiencia en un caso, tal vez extremo por las condiciones de ejecución, pero que será una situación cada vez más común por cuenta de la globalización.
El proyecto de ampliación de una planta de molienda de cemento en Vietnam, se estructuró con base en un contrato de Ingeniería, Suministro y Construcción (EPC Contract), con un contratista general establecido en China. Por razones coyunturales, el dueño acordó con el contratista general desarrollar la ingeniería dos fases, ligadas a contratos preliminares, de manera que los componentes de Geotecnia y Análisis Dinámico se ejecutaron en una fase temprana y la Ingeniería Estructural en una fase posterior.
Tres prestigiosas firmas basadas en Norte América (Texas, Canadá y California) adelantaron la correspondiente revisión del diseño (i.e. el peer-review) desde sus componentes de Geotecnia, Análisis Dinámico de Fundaciones y Diseño Estructural.
Este proceso de revisión es significativamente un ejercicio de comunicación entre profesionales especializados, que estudian unos documentos específicos generados por una de las partes (el diseñador), para verificar
“que el diseño se haya realizado. siguiendo los criterios generales de diseño (design criteria) establecidos al inicio del proyecto, los códigos aplicables (applicable codes) y que en general se haya seguido buenas prácticas de Ingeniería (sound engineering practices).” (1)
Cuando se trata de un proyecto en el que las partes (dueños, diseñadores, revisores) son del mismo país, incluyendo los términos de referencia (criterios de diseño y códigos aplicables); no hay barreras de lenguaje (idioma), ni diferencias horarias, ni diferencias culturales, y en teoría, no hay prevenciones y prejuicios, este proceso resulta relativamente sencillo.
En esos casos es común que los profesionales sigan los mismos estándares, utilicen idénticas o muy similares herramientas (software) de diseño y esquemas de reporte y presentación de planos.
En muchos casos, se conocen entre ellos y resulta relativamente sencillo convocar reuniones de trabajo conjunto cuando sea necesario. Y como todos “hablan el mismo idioma”, la comunicación es directa y fluida y los asuntos a clarificar tienden a ser puntuales y no generales. En ese entorno, las reuniones presenciales o a distancia tienden a ser muy efectivas.
En nuestro caso y para la revisión estructural, estábamos en el extremo opuesto … en todos los sentidos.
Como ya se mencionó, todas las partes eran de distintos países.
Los términos de referencia consideraban que, en adición al cumplimiento de los códigos mandatorios exigidos en Vietnam, las estructuras más solicitadas del proyecto (silo de cemento, edificio y cimentación del molino) deberían diseñarse siguiendo los lineamientos del código europeo, las demás se
diseñarían siguiendo los estándares del código chino.
El idioma ingles seria la lengua común de comunicaciones entre las partes; siendo esta la lengua materna de los consultores, pero no la de los diseñadores, Chino-Mandarín, ni la del dueño, Vietnamés.
Las revisiones de Geotecnia y de Análisis Dinámico se adelantaron con anticipación a la revisión estructural, minimizando las posibilidades de contacto directo entre los consultores.
Las comunicaciones y conferencias “on line” tendrían la dificultad (o la ventaja) de realizarse en tres usos horarios distintos hasta con 14 horas de diferencia.
Las dificultades originadas por las diferencias culturales, ya notables de por sí, se tornaban aún más complicadas por la naturaleza del trabajo.
“El primer y quizá mayor desafío del revisor es hacer entender al diseñador que el proceso de revisión es un trabajo en beneficio del diseñador, no en contra de él (ella, ellos), puesto que al contar con una revisión independiente le da al diseñador o ingeniero responsable del proyecto (engineer-of-record of the project) una garantía más de que su diseño es adecuado y satisface la intención de los códigos aplicables.” (1)
Por experiencias anteriores, anticipando las dificultades a las que nos enfrentaríamos, habíamos planificado adelantar el trabajo en tres rondas, una inicial, a distancia (on line), de acopio, estudio y puesta en común de la información, una segunda, presencial, para discutir y aclarar con cada uno de los equipos del diseñador las observaciones surgidas de la primera ronda y una tercera de cierre para los detalles y reporte final.
Una vez acopiada y estudiada la información, el “peer reviewer” generó su primer reporte en el que se hacían manifiestas las diferencias en la interpretación de los elementos básicos y las dificultades de verificación resultantes del uso por el diseñador de software de diseño y presentación de documentos muy distintas a las habituales usadas por el revisor. Se ajustó entonces el plan inicial ampliando esta ronda con miras a optimizar la ronda presencial, la lluvia de correos yendo y viniendo y el alud de información generado como respuesta al reporte inicial no contribuyó a aclarar los temas; se efectuaron entonces reuniones a distancia, con sus correspondientes reportes escritos, como el progreso en el proceso no era el esperado; se hizo entonces indispensable hacer el trabajo conjunto y presencial.(2)
Ya para entonces, y este es mi sentir, se había generado una “barrera mental” entre las contrapartes.
Las sesiones de trabajo presencial, enfocadas a aclarar puntos específicos, permitieron obtener un buen avance en todos los temas, sin embargo, por las limitaciones de tiempo y la naturaleza del trabajo, quedaron algunos puntos pendientes de elaboración y presentación que serían sujetos a una posterior
verificación.
Se inició entonces otra ronda de comunicaciones con adicionales conferencias “on line”, el progreso volvió a ser lento y en ocasiones algunos temas retrocedieron a las discrepancias de origen; lo que nos indicó que aún quedaban rezagos de la “barrera mental” con algunos miembros del equipo del diseñador. En aras de concluir el trabajo decidimos hacer una segunda ronda de sesiones presenciales y conjuntas, casi como un “conclave” que solo termina cuando se han solucionado todos los pendientes. (3)
Este segundo encuentro, el trabajo previo y la relación persona a persona permitieron consolidar la confianza y respeto profesional entre las partes. Aunque el trabajo no se pudo concluir y quedaron algunos pendientes, las comunicaciones a distancia posteriores se desarrollaron sin inconvenientes y los pendientes remanentes se solucionaron rápidamente.
Me atrevería a decir que entre más compleja es la circunstancia en la que se desarrolla la comunicación a distancia, mas importante resulta darles rostro a los interlocutores y crear un ambiente con menos distractores, con tiempos adecuados que permitan mantener la atención, tal vez con más pausas y con
agendas muy específicas.
(1) ASPECTOS GENERALES DE PEER-REVIEW (PROCESO DE REVISION DE PROYECTOS ESTRUCTURALES) por Ingeniero Juan Chávez, PhD, Consultor GPLA
(2) Obra citada, “Las discusiones incluyeron varios temas: sistemas estructurales usados en el proyecto, materiales usados en el proyecto, cargas de viento, aspectos de diseño sísmico y diferencias de fuerzas sísmicas aplicando el Código sísmico de China, el Código de Vietnam y el Euro Código, requisitos de diseño para silos aplicando el Euro Código, software usado en el análisis, modelaje de las diferentes estructuras para el análisis, información requerida en las memorias de cálculo, capacidad de pilotes y requerimiento de considerar cargas laterales en el diseño de pilotes, requerimientos mínimos de reforzamiento, detalles de reforzamiento y detalles de conexiones, información mínima requerida en los planos, especificaciones y otros aspectos
del proyecto.”
(3) Obra citada, “En esta reunión final se clarificó la aplicación del Euro Código, se usó un software alternativo de diseño y con el soporte del representante de los dueños del proyecto el diseñador fue más flexible en adoptar varios de los cambios solicitados por el revisor. Así se pudo llegar a
una conclusión de la parte de revisión estructural del proyecto.”
